提案の質とスピードを、全て一段上へ！
大和ハウス工業が取り組む業務効率化に向けた新たな挑戦とは
世の中に必要とされることを起点として多岐にわたる事業を展開し、戸建住宅をコア事業に、賃貸住宅、分譲マンション、商業施設、事業施設（物流施設、医療・介護施設他）、環境エネルギー等幅広い領域で活動している大和ハウス工業株式会社。2025年4月に創業70周年を迎え、サステナビリティ推進やテクノロジーを活用した生産性向上等様々な取り組みを推進しています。
今回は、各事業所への支援業務を中心に活動しているビジネス・ソリューション本部 技術統括部 設備推進部 地区推進室 環境・設備グループ(以下 環境・設備グループ)に所属する方々に『自動提案書作成ツール』導入の背景と現在の取り組みについてお話を伺いました。
導入前の課題
提案書の品質の確保や時間効率をもっとよくしたい
環境・設備グループでは、クライアントに対する提案等の受注支援の業務に加えて、業務効率化を図るための業務も行っています。「各事業所の業務プロセスの課題を把握・分析し、改善策を模索しています。新しい技術やツールの導入を推進し、自動化やデジタル化を進めることで、作業負担を軽減し、生産性を向上させられると考えています。」と同グループの橋本 雅氏は語ります。
ビジネス・ソリューション本部 技術統括部 設備推進部 地区推進室 環境・設備グループ 橋本 雅氏
今回、『自動提案書作成ツール』をゴーレムと共に開発に取り組んだ背景には、社内での提案書作成における多くの課題がありました。社内課題のアンケート調査を行った結果、４つの課題が浮き彫りとなりました。「提案書を作成する人によって出来上がる提案書の仕上がりが違うこと、一定以上の品質が担保された提案書を作るには時間がかかるという点、時間的制約がある中で素早く新規情報を収集しないといけない点、社内にまとめた資料はあるが、その中から案件に適した情報を選択するのに時間がかかるという点が大きな課題でしたので、これらの課題を解決できるような提案書自動作成ツールをゴーレム社と共に開発を進めました。」と橋本氏は語ります。
密なコミュニケーションとフ ィードバックによりユーザー視点での実用性を加味した設計を実現
『自動提案書作成ツール』の開発過程では、何度も打ち合わせを行い、ユーザー視点を重視したユーザーフレンドリーな設計を前提に進めました。さらに、実用性という観点でも機能の面において、わかりやすく自分たちで管理しやすいようなシステム設計を実現しました。「ゴーレムさんと密なコミュニケーションを取り、何度もフィードバックをさせて頂くことで、ユーザー満足度の高いツールが開発できたと思います。」と同グループの田村 優子氏は話します。
ビジネス・ソリューション本部 技術統括部 設備推進部 地区推進室 環境・設備グループ 田村 優子氏
導入後の効果
導入前に『自動提案書作成ツール』による業務改善の効果を確信
大和ハウス工業とゴーレムで共同開発した『自動提案書作成ツール」は、入力した情報を基に適切なテンプレートを使用し、統一感のある外観の提案書を作成することが可能となりました。さらに、提案書の文書構成やフォーマットも統一化されているため、手作業で提案書を作成するよりも短時間で高品質な提案書作成ができます。
「ツールの使いやすさに感心しました。建物用途など必要な情報を入力するだけで、自動的に案件に沿った提案書が生成されるため、非常に効率的だと感じています。生成された提案書の品質も高く、満足しています。」と同グループの久野 永美子氏は話します。
「今後もこのツールを活用し、業務の効率化と提案の質の向上に努めていきたいと考えています。」と橋本氏は語ります。
導入前に『自動提案書作成ツール』による業務改善の効果を確信
実際に『自動提案書作成ツール』を利用した方からは、「必要な情報を入力するだけで、自動的に整った提案書が作成されるのは凄い。今後も、業務でぜひ使ってみたい。」と自動化への驚きの声があがっています。
今後について
様々なデータを蓄積し、建物用途に応じた採用率の高い提案書の作成へ
提案では、多種多様なお客様からの要望があり、それに沿った提案書をお客様に納得頂けるよう作成する必要があります。「そのために、『自動提案書作成ツール』では、過去の提案書データを累積・分析できる仕組みとしました。そうすることで、建物用途に応じて採用率の高い提案書内容を選定できます。そうすることにより、お客様の要望に合わせて質の高い提案が可能になると考えています。」と橋本氏は語ります。
新入社員や中途採用社員教育としての活用法も
提案を前提とした『自動提案書作成ツール』は単に効率的な提案書作成だけではなく、他の用途としての活用も期待されているようです。様々な活用用途が想定されますが、例えば誰でも簡単に提案書の作成や社内の過去事例、環境アイテムの情報をピックアップ可能なため、「当社の設備・環境に関する情報がわかりやすくデータとして集約されているため、提案書作成への利用だけでなく、新たに入社した社員への環境教育への活用も可能と考えています。」と田村氏は語ります。
現在、社内でツール展開を推進されており、「『自動提案書作成ツール』の利用者が増えてきます。そうすると、要望や想定外の使い方も出てくる可能性もあるため、利用後アンケートによるユーザーへのヒアリングの実施を検討されているようです。そこから問題点を抽出し、改善を図っていく計画です。『自動提案書作成ツール』に限らず、既存の方法を見直し、デジタル推進を行うことで、まだまだ社員の業務効率向上を図れる部分があると思います。その改善策を模索し、対応することで企業全体の生産性向上をゴーレムさんと目指せたらと思います。」と橋本氏は語り、ゴーレムへの期待を寄せている。